ARTI DAN FUNGSI OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu 1) the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna 1) equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993). (more…)

Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1.  Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen     berupa kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.

2.  Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm.

Penghancur kertas sangat berguna bagi instansi, kantor pemerintah maupun swasta. Sebagai alat pemusnah dokument rahasia yang ramah lingkungan arti kata tidak ribet dan dokument tidak perlu di bakar sehingga akan menimbulkan polusi udara lingkungan sekitarnya, dokument atau kertas-kertas penting yang sudah kadaluwarsa dan tidak lagi di pakai, sehingga untuk lebih aman dan terjamin dokument-dokument tersebut dapat dihancurkan dengan memakai mesin penghancur kertas. Model dan ukurannya kecil standar C-22S produksi offistar, bisa dipindah-pindah dari ruangan satu ke ruangan lain sesuai keinginan.
Untuk mempermudah proses penghancuran.

Cara kerja mesin penghancur kertas ini, mengharuskan kita untuk memiliki kesabaran, hati-hati dan telaten, karena apabila akan memasukkan kertas harus selembar demi selembar, kalau memasukkankan 2 lembar apa lagi lebih, maka otomatis mesin penghancur ini akan tiba – tiba berhenti sendiri. Sehingga kertas yang masih dalam process penghancuran terjepit di tengah-tengah. kalau sudah begitu mesin ini aliran listriknya harus di matikan, dan secara manual kertas yang terjepit tadi harus kita keluarkan, baru kemudian bisa melanjutkannya lagi. mesin penghancur ini sangat berguna di kantor, walaupun kecil dan sering ngadat, itu karena tidak sabar dalam pengerjaan. (more…)

Definisi

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. (more…)